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Décryptage

Un employeur peut-il imposer une période de congé estivale à ses salariés ?

Les premiers congés payés firent leur apparition en France en 1853. Généralisés à partir de 1936, ils représentaient alors une véritable innovation sociale. Le nombre de semaines légales de congés a augmenté progressivement jusqu’en 1982, passant de 2 à 5 semaines de congés payés. 
Ainsi, dès lors tous les salariés du secteur privé acquièrent 2,5 jours ouvrés par mois de présence effective.

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Sommaire

    L’employeur a l’obligation d’accorder chaque année ces congés à ses salariés (article L.3141-1 du Code du travail).
    Il lui revient par ailleurs de faire appliquer ce droit au sein de ses effectifs, lesquels ont l’obligation de prendre leurs congés sans pouvoir exiger, à la place, leur paiement, sauf en cas de départ de l’entreprise.

    Toutefois, les départs en congés des salariés au sein de l’entreprise sont encadrés par une réglementation. En effet, ces derniers devront consulter leur employeur qui pourra, sous réserve de certaines limites, imposer ou modifier les dates de congés. 

    Cadre légal

    Acquisition de droits

    Chaque mois de travail effectif ouvre droit, pour tous les salariés, à 2,5 jours de congés payés (la durée totale des congés payés ne peut excéder 30 jours par an). 
    L’art.50 de la Loi du 22 mars 2012 est venu alléger les conditions à remplir pour bénéficier de congés payés. En effet, antérieurement à cette loi, l’ancien article L. 3141-3 du Code du travail imposait au salarié que celui-ci réalise 10 jours de travail effectifs pour enclencher l’ouverture de ses droits à congés payés.  Depuis le 1er juin de la même année, le salarié peut désormais faire valoir des congés payés dès son entrée dans la société, sans condition de jour effectif de travail.

    Période de référence

    Il s’agit de la période qui permet de calculer l’acquisition des droits à congés. 
    Elle peut être fixée par un accord d’entreprise, de branche ou par une convention collective. A défaut, la période retenue pour ce calcul court du 1er juin au 31 mai. 

    La période de prise de congés est elle portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l'ouverture de la période, par tout moyen (affichage, note de service, règlement intérieur…). Elle peut s'étendre ou non sur toute l'année. Dans tous les cas, elle comprend obligatoirement la période légale du 1er mai au 31 octobre.

    Si les dates de congés sont libres, le salarié propose à l'employeur des dates qu'il souhaite poser selon le processus de validation interne mis en place (feuille de demande de congés sous format Word ou Excel, logiciel de gestion des temps et congés…). 
    Il devra obtenir une validation écrite de sa demande. Un départ (ou un retour) anticipé de congés payés sans accord préalable de l’employeur peut constituer un motif de licenciement pour cause réelle et sérieuse ou pour faute.

    Durée d’absence maximale

    La durée des congés pendant la période estivale doit être de 12 jours ouvrables minimum et ne peut dépasser 24 jours ouvrables consécutifs – soit 4 semaines (art. L.3141-17 du Code du travail).

    Le congé « principal » peut ne pas être pris dans son intégralité durant la période légale de prise de congés (du 1er mai au 31 octobre). Il est alors pris en plusieurs fois et dit « fractionné ».
    Ce salarié peut bénéficier de jours de congés supplémentaires « de fractionnement » accordés dans les conditions suivantes :

    • 1 jour ouvrable s'il prend entre 3 et 5 jours de congés en dehors de cette période
    • 2 jours ouvrables s'il prend 6 jours minimum de congés en dehors de cette période

    Cette règle vaut pour tous les salariés exception faite des salariés justifiant d’une contrainte géographique (salariés originaire des DOM-TOM résidant en métropole) ou des salariés justifiant de la charge au sein de leur foyer d’une personne handicapée.

    Pouvoir de direction de l’employeur

    Ordre des départs

    L’employeur doit respecter un certain nombre de critères pour déterminer l’ordre des départs de ses salariés en congés (Article L3141-16 du Code du travail) :

    • Situation de famille du salarié : 
      • Présence au domicile d’un enfant ou adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie
      • Possibilités de congé du conjoint ou du partenaire lié par un PACS travaillant dans la même entreprise
    • Ancienneté dans l’entreprise
    • Activité chez un ou plusieurs autres employeurs

    D’autres critères peuvent également être prévus par la Convention collective ou un Accord :

    • Charges de famille
    • Dates des vacances scolaires pour les salariés ayant des enfants scolarisés
    • Dates de droit de garde des enfants pour les salariés divorcés ou séparés

    L'ordre des départs en congés est communiqué à chaque salarié, par tout moyen, au moins 30 jours à l'avance.
    L’employeur bénéficie, dans certains cas, de la possibilité de modifier l’ordre des départs fixé (report de congés), voire d’imposer certaines dates à ses salariés.

    Report

    En cas de circonstances exceptionnelles (entreprise devant faire face à une commande exceptionnelle, remplacement d'un collègue décédé…), l'employeur peut décider de reporter les congés d’un salarié.

    • Il doit alors avertir le salarié concerné au moins 30 jours avant le report.

    Fermeture obligatoire

    Si une entreprise ferme durant une période déterminée (Noël, mois d’août), notamment pour des raisons de baisse de l’activité, alors elle est en droit de décider que les congés payés annuels de l’ensemble des salariés seront pris pendant cette période de fermeture de l’entreprise.

    • L’employeur doit alors avertir ses salariés de la fermeture de l’entreprise au moins 30 jours avant. 
      • Dans l’hypothèse où cette situation concerne des salariés récemment embauchés qui n’ont pas encore acquis de droit aux congés payés, ces derniers peuvent prétendre au versement d’une indemnité de chômage partiel, sauf s’il décide de poser ses congés par anticipation ;
      • Si la durée de fermeture est supérieure au droit légal dont bénéficient les salariés en termes de congés payés (30 jours ouvrables), alors l’employeur est tenu d’indemniser la période de fermeture non couverte par les congés.

    Si l’employeur impose des congés payés sans tenir compte des modalités adoptées par accord ou convention, ou sans respecter le délai de prévenance (1 jour ou 30 jours selon le contexte), le salarié peut s’opposer au congé. En effet, la jurisprudence établit que l’employeur doit pouvoir prouver qu’il a bien rempli ses obligations d’information des salariés et de respect des textes. Dans le cas contraire, la justice peut estimer l’existence d’un préjudice (Cass. Soc. 9 mai 2019 n°17-27.448).

    Le fait pour l’employeur de ne pas respecter les dispositions du Code du travail relatives aux congés payés peut être puni de l’amende prévue pour les contraventions de la cinquième classe soit d’un montant maximal de 1500€ et 3000€ en cas de récidive. Cette amende pourra être prononcée autant de fois qu’il y a de salariés concernés par l’infraction.

    RH pratique

    Selon l’effectif de votre entreprise, son niveau de structuration, la présence de fonctions supports pour gérer les temps de travail, les outils suivants doivent ou peuvent être mis en place : 
     

    Affichages  Obligatoire Période de référence (légale du 1er juin au 31 mai) ou individualisée
    Rappel des règles de départ en congés
    Template Bonne pratique Document permettant aux salariés d’exprimer leur demande écrite en l’absence d’un logiciel de gestion des temps
    Process Bonne pratique Procédure écrite indiquant comment sont gérer les demandes d’absence (acquisition, volume de jours, ordre des départs en congés, politique internes sur les congés, demandes, acceptation/ refus, décisionnaire, fermetures obligatoires, report…)
    Logiciel des gestions des temps Investissement Choix d’un outil digital détaillant les compteurs de congés et traçant le dépôt et les validations des demandes
    CET  Investissement Mise en place d’un Compte Epargne Temps (congés résiduels, épargne salariale, retraite)
    Intranet 
    ou drive partagé
    Bonne pratique Fichier Excel répertoriant les jours d’absences (et pourquoi pas télétravail) par équipe
    Note 
    de service
    Bonne pratique Cadrage et transmission de la procédure écrite et du template
    Accord collectif Bonne pratique Négociation de l’aménagement du Temps de Travail
    Règlement intérieur Obligatoire > 50 salariés Clause concernant le temps de travail et la gestion des absences
    Contrats 
    de travail
    Bonne pratique Clause concernant le temps de travail et la gestion des absences
    Mail trimestriel Bonne pratique Dirigeant ou Responsable d’équipe. Encourager les salariés à exprimer leurs prévisions d’absence pour le trimestre à venir
    Livret d’accueil Bonne pratique Définir le processus de demande d’absence

    Dispositions temporaires prises dans le cadre de la crise sanitaire

    Durant la crise sanitaire, plusieurs textes relatifs à la gestion des congés payés ont été édictés :

    • L'ordonnance n°2020-323 du 25 mars 2020, a autorisé l’employeur à imposer au salarié 6 jours de congés payés, sans respecter le délai de prévenance légal de 30 jours (1 seul jour franc était alors nécessaire) si l'intérêt de l'entreprise le justifie au regard des difficultés économiques liées au covid-19.
      Cette possibilité devait néanmoins être entérinée par un accord d'entreprise ou de branche.
    • La loi n°2021-689 du 31 mai 2021 a autorisé l’employeur à imposer au salarié 8 jours de congés payés, sans respecter le délai de prévenance légal de 30 jours (1 seul jour franc était alors nécessaire) si l'intérêt de l'entreprise le justifie au regard des difficultés économiques liées au covid-19.

    Les dispositions de ces deux textes ne s’additionnent pas. Une entreprise qui aurait déjà imposé 6 jours de congés payés à un salarié, ne pourrait ajouter que 2 jours supplémentaires.
    Le second texte cessera ses effets au 31 juillet 2022. Or prorogation, nous reviendrons aux dispositions du Code du travail préalables qui prévoient un délai légal de prévenance de 30 jours.

     


    Charlotte Dumas, Conseillère RH Emploi - CCI Paris

    Charlotte Dumas, Conseillère RH Emploi - CCI Paris

    Mis à jour le 5 juillet 2022