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Décryptage

La BDESE pour les entreprises de moins de 300 salariés

La Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est un outil de partage de l’information créé et mis à jour par un employeur, obligatoire à compter de 50 salariés pour toutes les entreprises du secteur privé. Elle rassemble les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise.

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Sommaire

    Elle a pour objectif de permettre aux partenaires sociaux de rendre des avis éclairés lorsqu’ils sont sollicités par la Direction. C’est cette dernière, le service financier et le service des ressources humaines qui renseignent et mettent à disposition la BDESE. Cette base de données s’adresse aux membres du CSE. Elle regroupe des informations autrefois communiquées séparément : bilan social, informations trimestrielles, orientations stratégiques, documents comptables et financiers, rapports…

    Son appellation a évolué au cours des dernières années. Ainsi :

    • La Loi de Sécurisation de l’Emploi du 14/06/2013 instaure la Base de Données Unique (BDU) ou Base de Données Economique et Sociale (BDDES). Elle est depuis devenue progressivement obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés à compter de l’année suivante (14/06/2014), et du 14/06/2015 pour les entreprises de plus de 50 salariés.
    • Elle a été successivement modifiée par plusieurs textes : la loi Rebsamen en 2015, la loi Travail en 2016, et les ordonnances Macron en 2017.
    • La Loi Climat du 22/08/2021 transforme la BDES en BDESE (Décret paru le 26/04/2022)

    Attention - En l'absence de constitution de base de données unique, l'employeur est coupable de délit d'entrave. Ce délit est passible d'une amende de 7.500 €.

    En cas de BDESE incomplète ou non mise à jour, le CSE peut saisir le président du tribunal judiciaire pour qu'il ordonne à l'employeur la communication des éléments manquants.

    Calcul des effectifs

    Dans le cas d'une entreprise à établissements multiples, les effectifs sont calculés au niveau global de l'entreprise, et non par établissement. La BDESE comprend alors toutes les données collectées au niveau de l'entreprise, et non par établissement.

    Contenu de la Base

    L'employeur doit concevoir, mettre en place et maintenir à jour la BDESE. Ce document est différent d’une entreprise à l’autre. Il en fixe les conditions d'accès, de consultation, d'utilisation et d'actualisation. Les entreprises ont deux possibilités pour définir le contenu de la BDESE :

    • Au moyen d’un accord collectif d'entreprise
      Le contenu de la BDESE est fixé librement par l'entreprise. Toutefois, même s’il y a une négociation, la BDESE doit comporter les thèmes suivants : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’entreprise.

      Un accord peut uniquement permettre d’exclure les deux rubriques suivantes : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

      Un accord peut permettre d’adapter le plan de la BDESE et la périodicité pendant lesquelles les informations sont données.
      Sur la question du format des données sur l’effectif, tout devient dès lors possible au niveau de la base. L’accord est en mesure d’imposer le recours unique à la norme ETP. Ou bien imposer uniquement un recours à un décompte en personne physique. Il est même possible de choisir une norme plus originale telle qu’un décompte de l’effectif uniquement présent en fin de mois, un décompte des bulletins de paie émis, etc. Attention, quelle que soit la norme choisie, la base doit comprendre des explications sur la norme appliquée pour chaque chiffre communiqué.
    • En l'absence d'accord d'entreprise, le contenu de la BDESE est imposé par le Code du travail
      Le contenu varie selon que l’entreprise compte plus ou moins 300 salariés.

    Mentions obligatoires (article R. 2312-8 du décret n°2022-678 du 26/04/2022) pour une entreprise entre 50 et 299 salariés.

    Rubrique [E] Economique

    Sous-rubrique Contenu
    Investissement matériel 
    et immatériel
    Évolution des actifs nets d'amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations)
    Dépenses de recherche et développement
    Mesures pour améliorer les méthodes de production et leurs incidences sur les conditions de travail et l'emploi
    Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes Analyse de la situation respective des femmes et des hommes par catégorie professionnelle en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle
    Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté
    Évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise
    Mesures prises au cours de l'année écoulée en vue d'assurer l'égalité professionnelle, objectifs de progression pour l'année à venir et indicateurs associé
    Fonds propres, endettements et impôts Capitaux propres de l'entreprise
    Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières
    Impôts et taxes
    Rémunération des salariés et dirigeants Evolution des rémunérations salariales (frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum)
    Épargne salariale : dispositifs d'épargne salariale liés aux résultats ou aux performances de l'entreprise (intéressement, participation)
    Dans les S.A>250 salariés, le montant global des rémunérations versées aux 5 ou 10 personnes les mieux rémunérées
    Activités sociales et culturelles Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE
    Mécénat (sortant)
    Rémunération des financeurs Actionnaires (revenus distribués)
    Actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes : Partie des bénéfices d'une société distribuée aux actionnaires reçus)
    Flux financiers à destination de l'entreprise Aides publiques
    Exonérations et réductions de cotisations sociales
    Réductions d'impôts
    Crédits d'impôts
    Mécénat (entrant)
    Résultats financiers (chiffre d'affaires)
    Partenariats Pour produire ou bénéficier des produits ou services d'une autre entreprise
    Transferts commerciaux et financiers entre les entités d’un même groupe Transferts de capitaux
    Cessions
    Fusions et acquisitions réalisées

     

    Rubrique [S] Sociétale

    Sous-rubrique Contenu
    Investissement social Évolution des effectifs par type de contrat
    Evolution des effectifs par âge
    Evolution des effectifs par ancienneté
    Évolution des effectifs mois par mois
    Evolution des emplois par catégorie professionnelle
    Évolution de l'emploi des personnes handicapées
    Evolution du nombre de stagiaires de plus de 16 ans
    Formation professionnelle (investissements en formation, publics concernés, notamment)
    Conditions de travail

     

    Rubrique [E] Environnementale

    Sous-rubrique Contenu
    Politique générale en matière environnementale Organisation de l'entreprise pour prendre en compte les questions environnementales et les démarches d'évaluation ou de certification en matière d'environnement
    Economie circulaire Utilisation durable des ressources (consommation d'eau et d'énergie)
    Prévention et gestion de la production de déchets (évaluation de la quantité de déchets dangereux)
    Changement climatique Identification des postes d'émission directes de gaz à effet de serre (produites par les sources fixes et mobiles nécessaires aux activités de l'entreprise)
    Outre-Mer > 250 salariés seulement : bilan des émissions de gaz à effet de serre

    Les informations figurant dans la BDESE portent sur l’année en cours, les 2 années précédentes et les 3 années suivantes, sous forme de perspectives.

    La BDESE peut se présenter sous formes de tableaux et de rapports d'analyse.
    L’employeur est libre de communiquer les informations sur l’effectif en fonction de la norme qu’il souhaite. Le seul impératif lui incombant étant de préciser au cas par cas la norme utilisée pour chaque donnée chiffrée liée à l’effectif insérée dans la BDESE.
    Toutes les personnes qui ont accès direct à la BDESE d’une entreprise doivent obligatoirement être discrètes, car toutes les informations qui y sont inscrites sont considérées comme étant confidentielles par l’employeur.

    Attention - Produire d’autres supports d’analyses internes (bilan financier, bilan social, index égalité F/H…) ne vous exonère pas de créer et compléter la BDESE. Reproduisez les réponses déjà compilées et parlez au contraire de la mise en place de ces supports comme actions complémentaires nourrissant la transparence de votre gouvernance. Si votre entreprise n’est pas concernée par une rubrique ou un contenu, mettre "N/A" ou "je n’en ai pas", car sinon pourrait être considéré comme une absence de réponse. Attention au taux de remplissage de votre BDESE, qui peut être auditée par vos élus.

    Sa forme dépend de l’effectif de l’entreprise. Pour les entreprises entre 50 et 299 salariés, elle est tenue sur un support papier ou sur un support informatique, au libre choix de l’entreprise. Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez aussi acheter un logiciel lié à votre logiciel de paie, permettant la mise à jour régulière des données.

    Délai de mise en place après franchissement du seuil de 50 salariés

    Pour une entreprise dotée d’un CSE, qui franchirait le seuil des 50 salariés, la BDESE doit être mise en place dans un délai maximal d’un an suivant la proclamation des résultats de l’élection du CSE (Code du travail, art. L. 2312-2).

    Mise à jour de la BDESE

    La BDESE sert de support aux consultations récurrentes des élus. Elle doit notamment être mise à jour avant les 3 grandes consultations annuelles. Il faut donc faire la mise à jour avant la consultation en respectant au moins les périodicités du Code du travail relatives à l’organisation du CSE. Les élus doivent pouvoir trouver l’information avant de donner leur avis.

    Mis à jour le 28 octobre 2022