La CCI Grand Est a pour mission de regrouper et d’assurer les services supports pour le compte de ses CCI territoriales : la gestion des ressources humaines, les services financiers et comptables, le service d’audit interne, le service juridique et institutionnel, les achats et les marchés publics, la communication régionale, les systèmes d’information. Elle sera aussi l’interlocuteur privilégié du Conseil Régional et des services de l’État pour les politiques de développement économiques à l’échelle du Grand Est.
Elle encadre et soutient les activités des chambres territoriales et définit une stratégie pour l’activité du réseau dans sa circonscription.
Vos missions
En tant qu'assistant(e) administratif(ve) au sein de la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI), vous jouez un rôle clé dans le suivi administratif. Vous assistez à l'organisation des évènemets organisés par la CCI et avez en charge l'accueil.
Missions principales
Suivi administratif et financier des formations dispensées au QA :
Assurer la gestion administrative des inscriptions et la relation avec les apprenants tout au long de leur cursus. (confirmation des inscriptions, suivi des documents nécessaires, etc.).
Élaborer et mettre à jour les plannings de formation en lien avec les intervenants.
Gérer les aspects financiers des formations : suivi des paiements, facturation, relances, et suivi des subventions ou financements liés.
Préparer les documents nécessaires aux audits, certifications ou rapports d’activité des formations en collaboration avec le service formation.
Assurer un reporting régulier auprès de la direction DAE, du Responsable du pôle formation et du responsable de pôle Communication/ Evènementiel.
Suivi financier et administratif des conventions :
Superviser la gestion administrative des activités de la Content Factory (contrats, commandes, archivage des documents).
Suivre le budget de la Content Factory : gestion des factures, contrôle des dépenses et analyse des écarts budgétaires.
Maintenir une coordination fluide entre les équipes internes et les clients pour assurer le bon déroulement des prestations.
Contribuer à la mise à jour et à l’optimisation des processus financiers et administratifs spécifiques à la Content Factory.
Préparer des tableaux de bord financiers et des synthèses pour la direction DAE.
Tâches transverses et gestion quotidienne :
Tâches administratives pour le service DA.
Participer à l’organisation des évènements.
Contribuer à l’amélioration des processus administratifs et opérationnels.
Participer à la communication interne en transmettant les informations clés aux équipes concernées.
Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs externes, en fonction des besoins du Quai Alpha.
Etablissement des bons de commande dans le Web Engagement.
Binôme dans la gestion des locations de salles, bureaux et leurs logistiques.
Suppléance dans la gestion des formalités internationales.
Missions secondaires
Appui au studio de production à la demande du responsable du pôle communication/ évènementiel.
Soutien au département événementiel à la demande du responsable du pôle communication/ évènementiel.
Vous vous sentez prêt(e) à relever toutes ces missions, alors ce poste est fait pour vous. Nous attendons avec impatience votre candidature, accompagnée de votre CV, pour démontrer votre expertise et votre enthousiasme pour ce rôle stimulant.
Poste basé à Epinal
Votre profil
Compétences et connaissances essentielles
Formation administrative ou expérience équivalente.
Maitrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion (Excel, CRM, outils de facturation, etc.).
Capacités organisationnelles et rigueur dans le suivi des projets et des dossiers.
Bonne communication écrite et orale, esprit d’équipe et polyvalence.
Intérêt pour les secteurs de la formation, de l’audiovisuel, du marketing et de l’événementiel.