Pour un développement des compétences efficace

 Découvrez ci-dessous les fiches de la sous-thématique

que vous venez de sélectionner.

1. Animer et communiquer 1. Animer et communiquer

« Retour

Conduire un entretien

Conduire un entretien

Pourquoi conduire un entretien ?

Tout entretien a un objectif. Cet objectif permet de décider de la forme de l'entretien. Dans la plupart des cas, l'objectif est communiqué à l'interlocuteur pour qu'il puisse se préparer.

A quel moment conduire un entretien ?

Pour atteindre l'objectif, il est important de bien choisir le moment afin de s'assurer de la réelle disponibilité des deux interlocuteurs. Il convient donc d'arrêter une date en commun  quelques jours avant la rencontre.

Au moment de l'entretien, il est important de vérifier de la disponibilité des deux intervenants. Si ce n'est pas le cas, il vaut mieux remettre l'entretien.

Comment préparer l'entretien ?

Tout entretien se prépare. Après avoir défini l'objectif, il est nécessaire de définir un plan de la rencontre. Il convient également de revoir le contenu du dossier et de préparer ses arguments ainsi que la réponse aux éventuelles objections.

Mais la préparation consiste également à organiser sa disponibilité (horaire de la rencontre, réserver une salle de réunion).

Comment démarrer l'entretien ?

La base nécessaire à tout entretien est le climat de confiance. Les 5 premières minutes vont déterminer la suite de l'entretien.

Un bon démarrage c'est :

  • accueillir l'interlocuteur à l'heure fixée, en l'accueillant par son nom ou son prénom selon les usages,
  • l'inviter à s'installer et vérifier sa disponibilité,
  • cadrer l'entretien en rappelant l'objectif, la durée et le déroulé,
  • vérifier l'accord de l'interlocuteur avant d'aborder le fond.

Quels styles pour conduire l'entretien ?

Selon le type d'entretiens, le style directif (très cadré, beaucoup de questions fermées), non directif (pour faire remonter l'information, beaucoup de questions ouvertes) ou semi-directif (c'est le cas pour la plupart des entretiens. Alternance, questions ouvertes, reformulations, questions fermées).

Comment s'assurer d'une bonne compréhension ?

Une bonne compréhension, c'est creuser les points de vue, et pratiquer l'écoute active.

L'écoute active suppose d'utiliser tous les outils de dialogue : les questions ouvertes, les questions fermées, les questions à choix multiples, les reformulations, les synthèses et le silence. « Si vous voulez que l'autre vous parle, taisez-vous ».

La question ouverte lance le débat. La question fermée permet de préciser un point.

Il est fortement déconseillé d'enchaîner plusieurs questions à la suite.

Reformuler c'est restituer à l'autre ce qui vient d'être dit pour s'assurer de la bonne compréhension, même si cela paraît évident. « Ainsi, si je vous ai bien compris…. » « Selon vous, ….. » « Votre point de vue est ….. ». N'est pas une reformulation : « Veuillez me préciser ce point ». C'est une question ouverte. Elle ne restitue pas ce qui a été dit.

Pour une remontée d'informations, le temps de parole de celui qui mène l'entretien est d'environ 1/3 du temps. Les 2/3 du temps sont consacrés à l'écoute active.

Regarder son interlocuteur permet de saisir le non verbal. (Ex : un OUI accompagné d'un hochement de tête qui dit NON). Le non verbal prévaut sur le verbal.

Comment conclure un entretien ?

Un bon entretien est un entretien qui aboutit au résultat fixé. Il se termine par une décision et un plan d'action (3Q02CP)

Quoi ?           Décisions prises

Qui ?             Personnes concernées

Quand ?        L'échéance finale (voire échéances intermédiaires)

Où ?              Lieu de l'intervention (si nécessaire)

Comment ?    Méthode

Combien ?     Ressources financiers et/ou humaines

Pourquoi ?     Rappel du résultat attendu            

Faire le bilan de l'entretien

Faire un bilan à l'issue de l'entretien est nécessaire pour s'assurer de l'atteinte complète ou partielle de l'objectif. Les notes sont relues. Elles pourront donner lieu à un compte-rendu sous 48 heures.

 

« Ces informations vous sont données à titre indicatif – Dernière mise à jour mars 2017 »