Recruter ne s'improvise pas

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Piloter un plan d'intégration

Piloter un plan d'intégration

A quoi sert un plan d'intégration ?

On considère souvent, à tort, que le processus de recrutement s'achève au jour de la signature de son contrat de travail par le candidat en partant du principe que celui-ci sera pleinement opérationnel dès son arrivée dans l'entreprise. L'expérience prouve chaque jour qu'il n'en est rien et que tout nouveau salarié, fût-il expérimenté, doit consacrer un temps plus ou moins long à l'apprentissage de son nouveau poste et de son nouveau milieu de travail.

Quel est le contenu d'un plan d'intégration ?

Il n'existe pas de format standard pour structurer un plan d'intégration, qui dépend largement de la taille de l'entreprise, de son activité, du poste occupé par le nouvel arrivant, de la nature de son contrat.

La durée du processus d'intégration est généralement proportionnée à celle du contrat. Plus celui-ci sera court, plus l'on se concentrera sur les éléments directement associés au poste.

Le plan d'intégration est un dispositif souple et protéiforme, bien que l'on puisse tout de même dégager une thématique commune, devant être abordée de manière systématique quels que soient le poste occupé et la nature du contrat : la présentation du poste et de son environnement, et la formation aux outils de travail.

La remise du livret d'accueil de l'entreprise au nouvel embauché sera la première étape importante de ce processus. Idéalement, cette remise sera concomitante à la remise du contrat de travail, ou s'effectuera au plus tard le jour de l'arrivée du salarié dans l'entreprise (cf. modèle livret d'accueil).

Plusieurs thèmes peuvent être abordés dans le plan d'intégration :

- un axe collectif, destiné à transmettre au nouvel embauché un certain nombre d'informations relatives à l'entreprise :

  • l'histoire de l'entreprise et sa culture, ses valeurs ;
  • son activité, ses produits et/ou services ;
  • ses objectifs de développement, ses ambitions ;
  • son organisation générale ;
  • sa configuration (lieux et outils de travail)

- un axe « juridique et social » :

  • réglement intérieur ;
  • accords collectifs applicables.

  - un axe métier : 

  • présentation du poste et de l'environnement de travail ;
  • présentation des outils et processus de travail.

- un axe « logistique » :

  • message d'accueil ;
  • information aux services transversaux (accueil/standard, services généraux…) ;
  • formation hygiène et sécurité ;
  • visite médicale d'embauche ;
  • installation du poste de travail (connexions informatiques et téléphoniques,…) ;
  • transmission des documents de travail (comptes rendus de réunion, annuaire interne…).

 - un axe « personnalisé » : 

  • définition des objectifs à atteindre à court et moyen terme ;
  • définition des éléments sur lesquels le salarié sera évalué en fin de période d'essai ;

Quelle est la durée d'une intégration ?

La durée de l'intégration varie en fonction du nombre de phases prévues au processus, et peut représenter quelques jours, jusqu'à plusieurs semaines.

En pratique, une durée de 4 à 6 semaines semble raisonnable, sachant que les formations métier peuvent se programmer au-delà de cette période, en fonction des nécessités du poste.

Comment préparer un plan d'intégration ?

Le processus reprend les éléments cités au point précédent, les organise dans le temps et distingue ce qui est incontournable (visite médicale, réglement intérieur, présentation de l'entreprise ou du groupe…) de ce qui peut être adapté au cas par cas (formation au poste de travail…).

Cette formalisation constitue une « check-list » permettant de s'assurer que tout salarié nouvellement embauché dispose des bonnes informations au bon moment. Et de parer à toute omission de détails pourtant essentiels : installation des outils informatiques, ligne téléphonique….

C'est au responsable hiérarchique du futur salarié de prendre en charge son intégration. Même s'il peut se faire assister par d'autres, car chacun joue un rôle dans l'intégration de celui qui arrive, il est important qu'il la coordonne et en garde la responsabilité.

La préparation du plan doit impérativement être achevée au jour où le nouvel embauché rejoint l'entreprise.

Comment mettre en œuvre un plan d'intégration ?

L'arrivée du nouveau collaborateur dans l'entreprise marque le point de départ de sa phase d'intégration. Certains employeurs privilégient dès les premiers jours une phase de formation aux produits et/ou services, abordant par la suite des aspects plus génériques. D'autres préfèrent au contraire attendre avant de mettre en oeuvre le processus d'intégration, en laissant au salarié quelques jours pour se familiariser avec son nouveau poste. Dans tous les cas, quelle que soit l'option retenue, il est important de l'expliquer au salarié afin qu'il sache comment va se dérouler sa période d'intégration.

Comment savoir si l'intégration est réussie ?

Au cours du processus d'intégration, il est utile et important de réaliser des points réguliers avec le nouvel embauché. Cela peut être l'occasion d'aplanir sans tarder les difficultés éventuellement rencontrées par le salarié et de réajuster certains éléments du processus en fonction de ses besoins ou contraintes.

Il est tout aussi intéressant, au terme de cette phase d'intégration, de demander au salarié de réaliser un rapport d'étonnement dans lequel il livrera ses impressions, tant sur le processus que sur l'entreprise. Si la plupart du temps le salarié ménagera l'employeur en restant nuancé dans ses appréciations, c'est toutefois une excellente occasion de s'inspirer de ses remarques pour améliorer le processus, voire certains modes de fonctionnement plus généraux dans l'entreprise. Il est tout à fait possible de préparer un support, sous forme de questionnaire, qui guidera le salarié quant aux thèmes sur lesquels son avis lui est demandé.

Le plan d'intégration doit se présenter comme un outil en constante évolution.

 

 

« Ces informations vous sont données à titre indicatif – Dernière mise à jour mars 2017 »