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Administration RH, gagner du temps

Connaître les obligations sociales propres aux PME et TPE

La législation sociale est complexe et sa maîtrise peut s'avérer chronophage.  

  • Comment trouver le meilleur équilibre entre flexibilité et respect de la législation ?
  • Comment s'assurer de ne pas avoir loupé les dernières évolutions réglementaires et législatives ?
  • Comment gérer au mieux les obligations sociales, dans un contexte social et économique de plus en plus contraint ?

Pour vous aider à maitriser le cadre législatif applicables à votre entreprise (TPE, PME) et vous faire gagner du temps, les CCI mettent à votre disposition un ensemble de ressources utiles et peuvent vous conseiller sur les règles d'administration du personnel, la législation du travail, en matière de formation, la rémunération, les instances représentatives,.., ou encore sur les bonnes pratiques en matière de santé et de sécurité au travail.

Connaître les obligations sociales propres aux PME et TPE

Vous trouverez ci-dessous des recommandations, des fiches pratiques et des modèles.

Sommaire
  • L'intéressement
  • La médecine du travail
  • La participation
  • La périodicité des réunions de représentants du personnel
  • Le contenu du règlement intérieur
  • Le SMIC
  • Les avantages en nature
  • Les déclarations sociales obligatoires périodiques
  • Les frais professionnels
  • Les institutions représentatives du personnel
  • Les négociations obligatoires
  • Les plans d'épargne
  • Les primes
  • Les registres obligatoires
  • Les règles d'affichage dans l'entreprise
  • Obligations générales en matière de salaire
  • Paiement des charges et contributions sur salaires
  • Santé et sécurité au travail : les règles générales

Les négociations obligatoires

Quelles sont les entreprises assujetties ?

L'obligation de négocier concerne l'ensemble des entreprises du secteur privé dès lors que sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d'organisations représentatives. L'obligation de négocier ne s'applique pas dans les entreprises dépourvues de délégués syndicaux.

Quels sont les interlocuteurs de l'employeur ?

L'employeur doit convoquer les délégués syndicaux des organisations syndicales représentatives.

Les syndicats fixent la composition de la délégation syndicale qui comprend :

  • le délégué syndical lorsque l'organisation n'en a désigné qu'un seul, 2 délégués syndicaux si l'organisation en a désigné plus d'un (l'accord de l'employeur est nécessaire pour dépasser ce seuil de 2 délégués syndicaux) ;
  • un ou deux salariés qui pourront être des représentants du personnel autre que des délégués syndicaux suivant que la délégation compte un ou deux délégués syndicaux (si une seule organisation a désigné un délégué syndical, ce dernier peut être accompagné de deux salariés).

Le temps passé à la négociation est payé comme temps de travail.

Quelle procédure ?

C'est à l'employeur que revient l'initiative de convoquer les parties à la négociation. Tous les syndicats représentatifs doivent être conviés.

Les partenaires sociaux de l'entreprise peuvent, par le biais d'un accord collectif, modifier la périodicité des négociations prévues par la loi  dans la limite de 3 ans pour les négociations annuelles et 5 ans pour les négociations triennales.

A défaut d'une initiative de l'employeur dans le délai requis, la négociation s'engage obligatoirement à la demande d'une organisation syndicale représentative.

Lors de la première réunion, sont précisés les informations à remettre aux délégations  et la date de cette remise ainsi que le lieu et le calendrier des réunions. Ce calendrier est important car le code du travail n'impose pas un nombre particulier de réunions et laisse donc les partenaires sociaux organiser la négociation. Cette dernière doit cependant être loyale et sérieuse, ce qui implique au minimum de respecter le calendrier des réunions, de communiquer des informations sérieuses et de répondre de manière motivée aux demandes des organisations syndicales.

Attention ! Tant que la négociation est en cours, l'employeur ne peut pas, dans les matières traitées, arrêter de décisions unilatérales concernant la collectivité des salariés sauf si l'urgence le justifie.

Les 3 grands blocs des négociations obligatoires

Les négociations obligatoires sont regroupées en 3 grands blocs thématiques :

  • une négociation annuelle sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l'entreprise portant sur : les salaires effectifs ;la durée effective et l'organisation du temps de travail  ;l'intéressement, la participation et l'épargne salariale (à défaut d'accord d'intéressement, d'accord de participation, de plan d'épargne d'entreprise, de PERCO ou d'accord de branche comportant un ou plusieurs de ces dispositifs) ;le suivi de la mise en œuvre des mesures visant à supprimer les écarts de rémunération et les différences de déroulement de carrière entre les femmes et les hommes;

  • une négociation annuelle sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail portant sur : l'articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle ;les objectifs et les mesures permettant d'atteindre l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ; les mesures permettant de lutter contre les discriminations en matière de recrutement, d'emploi et d'accès à la formation professionnelle ;les mesures relatives à l'insertion professionnelle et au maintien dans l'emploi des travailleurs handicapés ;les modalités de définition d'un régime de prévoyance et d'un régime de frais de santé (à défaut de couverture par un accord de branche ou d'entreprise) ;l'exercice du droit d'expression directe et collective des salariés;

  • une négociation triennale, dans les entreprises d'au moins 300 salariés, sur la gestion des emplois et des parcours professionnels et sur la mixité des métiers portant sur : la mise en place d'un dispositif de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et sur les mesures d'accompagnement susceptibles de lui être associées ;les conditions de la mobilité professionnelle ou géographique interne à l'entreprise ;les grandes orientations à 3 ans de la formation professionnelle dans l'entreprise et les objectifs du plan de formation ;les perspectives de recours par l'employeur aux différents contrats de travail, au travail à temps partiel et aux stages, ainsi que les moyens mis en œuvre pour diminuer le recours aux emplois précaires au profit des CDD ;les conditions dans lesquelles les entreprises sous-traitantes sont informées des orientations stratégiques de l'entreprise ayant un effet sur leurs métiers, l'emploi et les compétences ;le déroulement de carrière des salariés exerçant des responsabilités syndicales et l'exercice de leurs fonctions.

Issue de la négociation

Deux hypothèses peuvent se présenter au terme de la négociation :

  • un accord est conclu entre les parties. L'accord doit être conclu avec des syndicats suffisamment représentatifs.Par ailleurs, l'accord doit s'articuler avec les normes légales et conventionnelles déjà existantes.
  • aucun accord n'est conclu et un procès-verbal de désaccord est établi. Ce procès-verbal de désaccord fait état des propositions respectives, en leur dernier état, des parties  et des mesures que l'employeur entend appliquer unilatéralement. Il doit donner lieu à dépôt dans les mêmes conditions que le dépôt d'un accord.

Quelles sanctions en l'absence de négociation ou d'accord ?

En l'absence de négociation sur les salaires au terme du délai requis, l'entreprise pourra être soumise à une pénalité dont le montant est fonction des exonérations et des cotisations sociales éligibles à la réduction générale.

 

En l'absence d'accord sur l'égalité professionnelle ou, à défaut,  d'un plan d'action, les entreprises d'au moins 50 salariés sont soumises à une pénalité financière. Le montant de la pénalité, fixé  dans la limite de 1 % des rémunérations et gains versés aux salariés au cours de la période de défaillance, est modulé par le directeur de la Direccte en fonction des mesures déjà prises par l'employeur, de sa bonne foi et des justifications qui peuvent être produites;

 

« Ces informations vous sont données à titre indicatif – Dernière mise à jour mars 2017 »