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Administration RH, gagner du temps

Connaître les obligations sociales propres aux PME et TPE

La législation sociale est complexe et sa maîtrise peut s'avérer chronophage.  

  • Comment trouver le meilleur équilibre entre flexibilité et respect de la législation ?
  • Comment s'assurer de ne pas avoir loupé les dernières évolutions réglementaires et législatives ?
  • Comment gérer au mieux les obligations sociales, dans un contexte social et économique de plus en plus contraint ?

Pour vous aider à maitriser le cadre législatif applicables à votre entreprise (TPE, PME) et vous faire gagner du temps, les CCI mettent à votre disposition un ensemble de ressources utiles et peuvent vous conseiller sur les règles d'administration du personnel, la législation du travail, en matière de formation, la rémunération, les instances représentatives,.., ou encore sur les bonnes pratiques en matière de santé et de sécurité au travail.

Connaître les obligations sociales propres aux PME et TPE

Vous trouverez ci-dessous des recommandations, des fiches pratiques et des modèles.

Sommaire
  • L'intéressement
  • La médecine du travail
  • La participation
  • La périodicité des réunions de représentants du personnel
  • Le contenu du règlement intérieur
  • Le SMIC
  • Les avantages en nature
  • Les déclarations sociales obligatoires périodiques
  • Les frais professionnels
  • Les institutions représentatives du personnel
  • Les négociations obligatoires
  • Les plans d'épargne
  • Les primes
  • Les registres obligatoires
  • Les règles d'affichage dans l'entreprise
  • Obligations générales en matière de salaire
  • Paiement des charges et contributions sur salaires
  • Santé et sécurité au travail : les règles générales

Les avantages en nature

Qu'est-ce qu'un avantage en nature ?

Il y a avantage en nature lorsque l'employeur fournit à ses salariés des biens et des services destinés à un usage personnel, à titre gratuit ou à des conditions avantageuses. Les avantages en nature ne doivent pas être confondus avec les frais professionnel (v. fiche Frais professionnel).

Quels sont les différents types d'avantage en nature ?

Il n'existe pas de liste exhaustive. Les avantages en nature les plus courants sont la fourniture d'un logement ou de nourriture gratuits ou à prix préférentiels, l'attribution d'un véhicule, la fourniture de vêtements d'usage courant, des prix préférentiels sur les biens et services produits par l'entreprise et l'usage d'un téléphone portable, d'un micro-ordinateur en dehors des heures de travail.

L'employeur est-il tenu d'accorder des avantages en nature ?

Lorsque l'attribution d'avantages en nature est prévue dans une convention collective ou un contrat de travail, ou bien résulte d'un usage de l'entreprise, l'employeur est tenu d'accorder ces avantages aux salariés concernés. S'il ne fournit pas l'avantage convenu, l'employeur doit verser au salarié une indemnité compensatrice.

L'attribution d'un avantage en nature peut être également issue d'une négociation individuelle entre employeur et salarié et dès lors, elle doit être formalisée dans un avenant au contrat de travail qui les lie. Elle s'impose à l'employeur.

L'employeur peut-il octroyer des avantages en nature à certains salariés seulement ?

Si l'avantage en nature est prévu dans une convention ou un accord collectif de travail ou résulte d'un usage ou d'un engagement unilatéral de l'employeur, l'employeur est tenu d'attribuer cet avantage à tous les salariés de l'entreprise qui peuvent y prétendre.

Toutefois, l'attribution de l'avantage peut être subordonnée à des conditions particulières auxquelles seule une poignée de salariés répondent.

A défaut de dispositions conventionnelles ou d'usage, l'employeur est libre d'octroyer des avantages en nature à certains salariés seulement. Cette attribution résulte d'une négociation entre employeur et salarié, généralement contractualisé.

L'employeur peut-il lsupprimer les avantages en nature?

 Dès lors que l'attribution de l'avantage en nature est conventionnelle ou contractuelle, l'employeur ne peut unilatéralement modifier les conditions d'attribution, ni supprimer l'avantage. Cette suppression pourrait être analysée comme une sanction pécuniaire prohibée. Toutefois, il peut y mettre fin :

  • si l'avantage est conventionnel : en dénonçant l'accord collectif qui l'institue, après avoir respecté les règles de dénonciation des accords collectifs ;
  • si l'avantage est contractuel : en renégociant avec son salarié et en formalisant le résultat de cette renégociation dans un avenant au contrat de travail.

Lorsque l'avantage résulte d'un engagement unilatéral de l'employeur, sa suppression est également subordonnée au respect de règles, certes plus souples : l'employeur doit dénoncer cet usage en informant les institutions représentatives du personnel, puis individuellement chaque salarié, et en respectant un délai de prévenance suffisant.

L'avantage en nature est-il un élément de la rémunération du salarié ?

L'avantage en nature est un accessoire de la rémunération du salarié. Il est donc pris en compte pour vérifier si le salarié perçoit effectivement le SMIC ou le minimum conventionnel. Pour ce faire, il doit être évalué.

La valeur des avantages en nature est fixée par convention ou accord collectif. A défaut, l'avantage en nature nourriture est évalué par journée à deux fois le minimum garanti ou, pour un seul repas, à une fois le minimum garanti et le logement à 0,02  e par jour. Les autres avantages en nature, sont retenus pour leur valeur réelle ou au prix de revient pour l'employeur.

Le contrat de travail ne peut prévoir une évaluation supérieure. En revanche, il peut prévoir une évaluation inférieure ou nulle.

Que faire en cas de suspension du contrat de travail (congés payés, maladie, etc.) ?

L'employeur ne peut pas déduire la valeur des avantages en nature dont est privé le salarié en congés payés, du montant de l'indemnités de congés payés.

De même, la valeur des avantages en nature dont ne bénéficie pas un salarié en raison de son arrêt de travail doit être incluse dans l'assiette servant au calcul de l'indemnité journalière.

Que devient l'avantage en nature à la rupture du contrat de travail ?

La rupture du contrat de travail entraîne nécessairement la perte du bénéfice des avantages en nature consentis aux salariés de l'entreprise.

L'avantage en nature est-il soumis à cotisations sociales ?

Pour déterminer l'assiette des cotisations de sécurité sociale et de la CSG et de la CRDS, il convient d'ajouter, à la rémunération en espèces, la valeur représentative des avantages en nature, accordés de façon habituelle ou exceptionnelle, évaluée selon les règles propres à la Sécurité sociale

A défaut de montants supérieurs prévus dans les conventions et accords collectifs applicables dans l'entreprise ou déterminés d'un commun accord entre employeur et salariés, certains avantages sont évalués forfaitairement. Il s'agit de la nourriture, du logement, du véhicule et de l'avantage représenté par la part d'utilisation privée d'outils issus des NTIC.

Ces forfaits constituent une évaluation minimale d'ordre public. Dès lors, si une convention collective prévoit une évaluation inférieure, elle ne peut être appliquée pour déterminer l'assiette de calcul des cotisations.

Ces forfaits sont revalorisés tous les ans en fonction de la prévision d'inflation du projet de loi de finances.

Hormis pour l'avantage nourriture, l'employeur peut décider de ne pas utiliser ces forfaits, il évalue alors l'avantage sur sa valeur réelle (il doit dans ce cas conserver les justificatifs). Le montant de la valeur réelle de l'avantage peut être inférieur à l'évaluation forfaitaire

Est-il soumis à impôt sur le revenu ?

Les avantages en nature sont, au même titre que la rémunération en espèces, soumis à l'impôt sur le revenu. Pour déterminer la base d'imposition, ils sont évalués selon les règles applicables pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.

 

« Ces informations vous sont données à titre indicatif – Dernière mise à jour mars 2017 ».