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Administration RH, gagner du temps

Connaître les obligations sociales propres aux PME et TPE

La législation sociale est complexe et sa maîtrise peut s'avérer chronophage.  

  • Comment trouver le meilleur équilibre entre flexibilité et respect de la législation ?
  • Comment s'assurer de ne pas avoir loupé les dernières évolutions réglementaires et législatives ?
  • Comment gérer au mieux les obligations sociales, dans un contexte social et économique de plus en plus contraint ?

Pour vous aider à maitriser le cadre législatif applicables à votre entreprise (TPE, PME) et vous faire gagner du temps, les CCI mettent à votre disposition un ensemble de ressources utiles et peuvent vous conseiller sur les règles d'administration du personnel, la législation du travail, en matière de formation, la rémunération, les instances représentatives,.., ou encore sur les bonnes pratiques en matière de santé et de sécurité au travail.

Connaître les obligations sociales propres aux PME et TPE

Vous trouverez ci-dessous des recommandations, des fiches pratiques et des modèles.

Sommaire
  • L'intéressement
  • La médecine du travail
  • La participation
  • La périodicité des réunions de représentants du personnel
  • Le contenu du règlement intérieur
  • Le SMIC
  • Les avantages en nature
  • Les déclarations sociales obligatoires périodiques
  • Les frais professionnels
  • Les institutions représentatives du personnel
  • Les négociations obligatoires
  • Les plans d'épargne
  • Les primes
  • Les registres obligatoires
  • Les règles d'affichage dans l'entreprise
  • Obligations générales en matière de salaire
  • Paiement des charges et contributions sur salaires
  • Santé et sécurité au travail : les règles générales

Le contenu du règlement intérieur

Qui doit se doter d'un règlement intérieur ?

Les entreprises occupant habituellement au moins 20 salariés ont l'obligation de mettre en place un règlement intérieur. Cette notion d'occupation habituelle signifie que ce seuil de 20 personnes ait été atteint pendant au moins 6 mois.

Lorsque l'entreprise est composée de plusieurs établissements dont aucun n'atteint ce seuil, un règlement intérieur doit être adopté au niveau de l'entreprise elle-même, pour autant que la somme des effectifs de chaque établissement atteigne bien 20 salariés au moins. Dans ce cas, un exemplaire du règlement intérieur doit logiquement être affiché dans chacun de ces établissements. 

Si un ou plusieurs de ces établissements atteint ce seuil, un règlement intérieur doit être élaboré pour chacun d'eux. Un règlement commun est également possible, pour autant qu'aucun des établissements ne présente de particularité exigeant des dispositions spécifiques.

Les entreprises n'atteignant pas le seuil de 20 salariés restent tout à fait libres de mettre en place un règlement intérieur, pour autant qu'elles respectent les conditions de contenu et de mise en place.

Quel est le contenu du règlement intérieur ?

La loi délimite précisément les thèmes devant y être abordés :

  • hygiène et sécurité : en fonction de risques qui lui sont propres, l'entreprise doit y préciser de quelle manière elle met en œuvre la règlementation en vigueur afin de prévenir les accidents du travail ou le développement de maladies professionnelles ;
  • règles générales de discipline : il s'agit de fixer un certain nombre de règles permettant d'assurer la continuité de l'activité et la cohésion sociale au sein de l'entreprise. Il s'agit d'abord et avant tout de rappeler des principes fondamentaux. Enfin, le règlement intérieur doit fixer la liste des sanctions, classées par ordre de gravité, pouvant être prononcées par l'employeur ;
  • droits de la défense des salariés : outre la liste des sanctions applicables, le règlement intérieur doit détailler la procédure disciplinaire que devra respecter l'employeur selon qu'il voudra prononcer une sanction dite « légère » ou au contraire une sanction lourde, c'est-à-dire susceptible d'affecter la présence du salarié dans l'entreprise ;
  • dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel prévues au code du travail. 
  • dispositions relatives aux agissements sexistes
  • possibilité d'inscrire le principe de neutralité si les restrictions sont justifiées et proportionnées

Quelles sont les mentions interdites du règlement intérieur ?

La loi définit le contenu du règlement intérieur, et en précise également les clauses interdites :

  • clauses contraires aux lois et réglements, ainsi qu'aux dispositions des conventions et accords collectifs applicables dans l'entreprise ou l'établissement ;
  • clauses apportant des restrictions aux droits des personnes, ainsi qu'aux libertés individuelles et collectives, des restrictions non justifiées par la nature de la tâche à accomplir ou disproportionnées par rapport au but recherché ;
  • clauses discriminatoires : le règlement intérieur ne peut prévoir de dispositions instaurant des différences de traitement entre salariés fondées sur le sexe, la situation de famille, les mœurs, l'orientation sexuelle, l'âge, les opinions politiques et religieuses, l'appartenance réelle ou supposée à une nation, une race ou une ethnie, l'orientation syndicale ou l'état de santé…

Quelles sont les clauses à manier avec précaution ?

Certaines clauses du règlement intérieur peuvent apparaître comme particulièrement sensibles et doivent être utilisées avec circonspection :

- le principe de neutralité : le règlement intérieur peut imposer aux salariés une restriction de la manifestation de leurs convictions, notamment politiques et religieuses, à condition que cette restriction soit justifiée par l'exercice d'autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et soit proportionnée au but recherché;

recours à l'alcootest ;

_ fouilles :

  • fouille à titre préventif : lorsque l'entreprise est en possession de produits dangereux ou de valeur, elle peut prévoir dans son règlement intérieur la possibilité de pratiquer des contrôles par le biais de fouilles corporelles, à condition que celles-ci s'opèrent dans des conditions élémentaires de décence, et si possible à l'aide d'appareils de détection appropriés ;
  • fouille liée à la recherche d'objets volés : elle doit être effectuée par un officier de police judiciaire ;
  • fouille des vestiaires : l'employeur ne peut faire contrôler les vestiaires et armoires de ses salariés qu'en cas de risque pour l'hygiène et la sécurité. La fouille ne peut s'opérer qu'en présence des intéressés, sauf s'il s'agit d'un coffre exclusivement affecté à un usage professionnel, auquel cas aucun accord préalable n'est requis. 

Quelles sont les règles à respecter pour mettre en place un règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est un acte unilatéral de l'employeur, qui requiert l'avis préalable des représentants du personnel sans toutefois être soumis à leur accord.

Il est rédigé par l'employeur puis fait l'objet d'une consultation préalable du comité d'entreprise et du CHSCT pour les dispositions concernant la mise en œuvre de la réglementation applicable en matière d'hygiène et de sécurité.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, les délégués du personnel sont consultés sur l'ensemble du contenu, y compris sur ce qui concerne l'hygiène et la sécurité.

Une fois recueilli l'avis des représentants du personnel, l'employeur doit informer par tout moyen les salariés du contenu de ce réglement intérieur (affichage dans les lieux de travail ou par intranet ou par courriel notamment). Dans le même temps, il doit le déposer au greffe du conseil de prud'hommes et le transmettre en double exemplaire à l'inspection du travail dont relève l'entreprise, en lui joignant l'avis rendu par le CE, le CHSCT ou à défaut les délégués du personnel.

Toute modification ultérieure du règlement intérieur est soumise à la même procédure.

 

 

« Ces informations vous sont données à titre indicatif – Dernière mise à jour mars 2017 »