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Administration RH, gagner du temps

Connaître les obligations sociales propres aux PME et TPE

La législation sociale est complexe et sa maîtrise peut s'avérer chronophage.  

  • Comment trouver le meilleur équilibre entre flexibilité et respect de la législation ?
  • Comment s'assurer de ne pas avoir loupé les dernières évolutions réglementaires et législatives ?
  • Comment gérer au mieux les obligations sociales, dans un contexte social et économique de plus en plus contraint ?

Pour vous aider à maitriser le cadre législatif applicables à votre entreprise (TPE, PME) et vous faire gagner du temps, les CCI mettent à votre disposition un ensemble de ressources utiles et peuvent vous conseiller sur les règles d'administration du personnel, la législation du travail, en matière de formation, la rémunération, les instances représentatives,.., ou encore sur les bonnes pratiques en matière de santé et de sécurité au travail.

Connaître les obligations sociales propres aux PME et TPE

Vous trouverez ci-dessous des recommandations, des fiches pratiques et des modèles.

Sommaire
  • L'intéressement
  • La médecine du travail
  • La participation
  • La périodicité des réunions de représentants du personnel
  • Le contenu du règlement intérieur
  • Le SMIC
  • Les avantages en nature
  • Les déclarations sociales obligatoires périodiques
  • Les frais professionnels
  • Les institutions représentatives du personnel
  • Les négociations obligatoires
  • Les plans d'épargne
  • Les primes
  • Les registres obligatoires
  • Les règles d'affichage dans l'entreprise
  • Obligations générales en matière de salaire
  • Paiement des charges et contributions sur salaires
  • Santé et sécurité au travail : les règles générales

Les registres obligatoires

Quels sont les registres obligatoires en matière de gestion du personnel ?

- Registre unique du personnel : dans ce registre, doivent y figurer tous les salariés de l'entreprise, quel que soit leur contrat ou leur statut, y compris les stagiaires. Le registre doit, pour chacun des salariés, préciser la nature du contrat et contenir les informations suivantes, inscrites de manière indélébile : nom et prénom du salarié ; nationalité ;date de naissance ; sexe ;· emploi ;· date d'entrée et, le cas échéant, de sortie de l'établissement ; date d'autorisation d'embauche (exemple : travailleur étranger) ou de licenciement (exemple : représentant du personnel) ou, à défaut, date de la demande.

Il doit également mentionner toutes les mutations opérées au sein de l'entreprise. En annexe, doit figurer, en cas de recours à des salariés détachés par un employeur étranger, la déclaration de détachement

Le Registre unique du personnel doit être conservé pendant 5 ans à compter de la date à laquelle les salariés qui y sont mentionnés ont quitté l'établissement.

- Double des bulletins de paie : les entreprises doivent conserver pendant 5 ans, sur support papier ou informatique, un double des bulletins de paie remis aux salariés.A compter de janvier 2017, les bulletins de paie seront remis,sauf oppositon du salarié, par voie dématérialisée et seront centralisés sur le compte personnel d'activité (CPA) pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.

Les employeurs ont l'obligation de faire figurer au bas du bulletin de salaire que celui-ci est à conserver sans limitation de durée par le salarié. Il est pour eux-mêmes conseillé d'en garder le double au-delà du délai légal de 5 ans.

 - Registre des repos hebdomadaires non donnés collectivement : dans les entreprises attribuant les jours de repos hebdomadaires par roulement (commerce, restauration notamment), un registre doit répertorier l'ensemble des salariés et les jours de repos attribués à chacun d'eux. Tout salarié bénéficiant d'un jour de repos hebdomadaire particulier doit y être inscrit dans les 6 jours suivant son embauche.

 - Registre des délégués du personnel : si la loi n'impose pas de rédiger un procès-verbal pour les réunions des délégués du personnel, elle impose en revanche la tenue d'un registre retranscrivant, ou auquel sont annexées, les demandes des délégués du personnel et les réponses de l'employeur.

 - Registre du travail par équipe : lorsque des salariés de l'entreprise travaillent en horaires d'équipe (par relais, par roulement ou en équipes successives), l'employeur doit tenir un registre comportant les horaires de ces équipes ainsi que la liste nominative des salariés qui les composent et le maintenir à jour.  

 - Registre des chantiers temporaires : il doit, sous peine de sanctions pénales, être tenu par tout employeur, sauf les entreprises agricoles, et recenser la liste de tous les chantiers ou lieux de travail temporaires.

 

 

Quels sont les registres obligatoires en matière d'hygiène et de sécurité ?

- Document unique d'évaluation des risques : l'employeur doit, pour chaque unité de travail (groupe de salariés exerçant une mission soumise aux mêmes risques) lister les risques encourus, les classer par ordre de gravité, préciser le nombre de salariés exposés et la fréquence d'apparition du risque concerné. Il peut également recenser les moyens de prévention existants ou ceux à développer.

Il est à conserver sans limitation de durée.

- Registre de sécurité : il contient les attestations, consignes et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l'employeur au titre de l'hygiène et de la sécurité au travail (les documents relatifs aux 2 derniers contrôles opérés doivent impérativement y figurer). Il doit également contenir les observations et mises en demeure émises par l'inspection du travail relativement aux questions d'hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques. Il doit être conservé 5 ans. La non-tenue du registre est passible de sanctions pénales.

- Registre du CHSCT : il recense les avis du CHSCT sur les dangers graves et imminents existant dans l'entreprise constatés par le CHSCT lui-même ou ayant été signalés par un salarié ayant éventuellement exercé son droit de retrait.

Quels sont les registres obligatoires en matière médicale ?

- Registre des accidents du travail bénins : en cas d'accident du travail n'ayant pas entraîné d'arrêt de travail ni de traitement médical, l'employeur est autorisé à remplacer la déclaration d'accident de travail par une inscription au registre des accidents bénins. Ce registre est délivré par la CRAM à trois conditions :

  • disposer, sur le site, d'un personnel médical, paramédical ou d'un secouriste dont la formation a été validée par la CRAM ;
  • disposer d'un poste de secours d'urgence ;
  • respecter ses obligations en matière de CHSCT.

L'accident doit être inscrit au registre dans les 48 heures de sa survenance (hors dimanche et jours fériés), mentionner le nom de la victime, les date, lieu et circonstances de l'accident, ainsi qu'une description précise des blessures. Enfin, il doit être contresigné par la victime.

- Fiche médicale d'aptitude: le médecin du travail établit lors de chaque visite périodique du salarié, une fiche médicale d'aptitude en double exemplaire dont un est transmis à l'employeur. Ce dernier doit conserver ces fiches pour pouvoir les présenterout moment, sur leur demande, à l'inspecteur du travail et au médecin inspecteur du travail.

 

 

« Ces informations vous sont données à titre indicatif – Dernière mise à jour mars 2017 »