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Faire rimer compétences avec croissance

La gestion des compétences et la qualité de la formation des collaborateurs sont un véritable levier de performance et de développement.

Face à un contexte économique tendu, un marché de plus en plus concurrentiel, la gestion des compétences et la qualité de la formation des collaborateurs sont un véritable levier de performance et de développement.

Vous êtes impliqué dans la gestion des ressources humaines de votre entreprise (TPE, PME ou PMI) et vous êtes convaincu que vos collaborateurs apportent de la valeur ajoutée ?

Vous souhaitez maitriser les enjeux de La gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences (GPEC) et  disposer d'outils concrets pour optimiser les compétences de vos salariés ?

Les CCI mettent à votre disposition de l'information législative en matière de formation et d'emploi en permanence actualisée, et vous proposent un ensemble de ressources et services adaptés à vos enjeux emploi-compétences.

Pour un développement des compétences efficace

Vous trouverez ci-dessous des recommandations, des fiches pratiques et des modèles.

Sommaire
  • Conduire un entretien
  • Grille d'autodiagnostics de communication interne
  • L'animation d'équipe
  • L'entretien annuel
  • L'entretien professionnel
  • La gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) : domaines d'application
  • Le bilan de carrière
  • Le bilan de compétences
  • Le contrôle de l'organisation d'une réunion
  • Les besoins en communication de la direction
  • Les besoins en communication des salariés
  • Modèle d'organigramme
  • Modèle de tableau de suivi des effectifs
  • Outils & moyens de la GPEC : comment faire évoluer mes collaborateurs ?
  • Pourquoi et comment communiquer en PME

Modèle de tableau de suivi des effectifs

Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?

Un tableau de bord permet de visualiser, une série de données stratégiques. Il permet ainsi de mesurer l'impact des actions mises en place et de dégager les évolutions prévisibles.

Il s'agit d'un outil de pilotage et d'aide à la décision à destination des responsables (managers et direction), mettant en évidence des écarts entre une situation prévue et une situation réelle. De ce constat, les responsables peuvent décider des actions à mettre en place.

Particulièrement, le tableau de suivi des effectifs est un outil de suivi des ressources humaines. Cet outil fournit aux responsables (managers et direction) un espace commun de gestion du personnel leur permettant d'en effectuer le suivi et de faciliter l'accueil des nouveaux arrivants et le suivi de chacun dans leur poste.

A quoi sert un tableau de bord ?

Les données qu'il contient permet de prendre des décisions. Cet outil de gestion contribue au pilotage des ressources humaines, c'est-à-dire qu'il permet d'informer, d'organiser, de décider, de prévoir et de mettre en oeuvre.

Par la suite il permettra d'évaluer les actions ainsi mises en place, d'aménager de nouvelles actions ou de corriger des actions déjà entreprises.

Quelles informations retrouve-t-on dans un tableau de bord ?

Le tableau de suivi des effectifs contient différentes informations. Chacun pouvant élaborer son outil en fonction de son besoin d'information et des critères de suivi déterminés.

Les informations peuvent être classées par thèmes, par exemple :

  • informations personnelles : nom, prénom, nationalité, adresse... ;
  • parcours professionnel : situation, statuts, grade, projet/service, date de début et de fin... ;
  • parcours universitaire et précédent : dernier diplôme obtenu, diplôme en préparation, autres expériences professionnelles… ;
  • informations internes : N° de bureau , N° de téléphone dans l'entreprise, login email professionnel.

Quels sont les avantages à tenir un tableau de bord ?

Une personne pouvant avoir plusieurs contrats, chaque contrat terminé est archivé, l'historique permet de consulter facilement la carrière d'une personne donnée.

Cet outil permet de faire circuler l'information pour ainsi permettre la construction efficace d'une politique de ressources humaines.

Quelles sont les limites du tableau de bord ?

Les tableaux de suivi des effectifs ne remplissent qu'une fonction d'évaluation. Ils n'expliquent rien. Ils sont informatifs.

Quels sont les objectifs du tableau de suivi des effectifs ?

Plusieurs objectifs ressortent de cet outil. En effet, il permet :

  • de répondre aux besoins du service ;
  • d'améliorer la qualité du service rendu ;
  • d'être en conformité avec la législation ;
  • de permettre l'évolution des compétences.

Pour atteindre ces objectifs plusieurs leviers peuvent être utilisés :

  • le recrutement externe ;
  • l'évolution et la mobilité interne ;
  • la formation ;
  • l'organisation des gestions de carrière ;
  • la prévention.

Le choix du ou des leviers dépendra tant de l'anomalie constatée que des résultats souhaités.

Comment élaborer un tableau de suivi des effectifs ?

L'outil de suivi des effectifs peut contenir différentes informations dont le niveau de pertinence dépendra de l'utilisation que l'on souhaite en faire. Cependant peu importe le niveau d'information retenu, une méthodologie d'élaboration peut être formalisée.

1re étape : le constat

Une fois l'outil réalisé, les données nécessaires à la connaissance de la situation peuvent ainsi être dégagées (par exemple : vieillissement de la masse salariale, turn-over trop important … ).

Cet outil permet d'avoir une vision permanente d'une situation. Préalablement au constat, il est nécessaire de savoir où l'on souhaite aller.

2e étape : la/les décisions et l'action

En fonction des informations recueillies, la direction ou les managers pourront ainsi formuler les décisions à prendre en mettant en place des objectifs à atteindre.

En effet une fois le ou les objectifs déterminés le choix des actions à mener sera programmé.

La mise sur pied d'indicateurs pertinents, autant qualitatifs que quantitatifs, constitue la seconde étape. Les indicateurs doivent être pertinents, fidèles et constants, justes et précis. Les indicateurs ne doivent comporter que des informations nécessaires à la compréhension et à l'action. Le choix d'un indicateur doit préciser sur quoi et sur qui porte l'étude.

Les questions à se poser pour élaborer un indicateur :

  • quel en est précisément l'objet ?
  • que cherche-t-on à mesurer ?
  • l'objectif fixé est-il assez précis pour être traduit par la construction d'un indicateur ?
  • quelle est la population concernée ?
  • sur quelle durée doit porter l'observation ?
  • définir qui met en place l'indicateur : DRH  ou management à un niveau plus fin. 

3e  étape : l'évaluation

A l'issue de la réalisation de l'ensemble des actions programmées, une évaluation de la conformité des résultats obtenus par rapport à la décision prise pourra être réalisée.

Ainsi il pourra être constaté l'efficacité de l'action, ou décidé la mise en place d'une autre action corrective ou encore la poursuite de l'action entreprise sur un temps plus long.

 

 

 

« Ces informations vous sont données à titre indicatif – Dernière mise à jour mars 2017 »

 



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