Visuel

Faire rimer compétences avec croissance

La gestion des compétences et la qualité de la formation des collaborateurs sont un véritable levier de performance et de développement.

Face à un contexte économique tendu, un marché de plus en plus concurrentiel, la gestion des compétences et la qualité de la formation des collaborateurs sont un véritable levier de performance et de développement.

Vous êtes impliqué dans la gestion des ressources humaines de votre entreprise (TPE, PME ou PMI) et vous êtes convaincu que vos collaborateurs apportent de la valeur ajoutée ?

Vous souhaitez maitriser les enjeux de La gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences (GPEC) et  disposer d'outils concrets pour optimiser les compétences de vos salariés ?

Les CCI mettent à votre disposition de l'information législative en matière de formation et d'emploi en permanence actualisée, et vous proposent un ensemble de ressources et services adaptés à vos enjeux emploi-compétences.

Pour un développement des compétences efficace

Vous trouverez ci-dessous des recommandations, des fiches pratiques et des modèles.

Sommaire
  • Conduire un entretien
  • Grille d'autodiagnostics de communication interne
  • L'animation d'équipe
  • L'entretien annuel
  • L'entretien professionnel
  • La gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) : domaines d'application
  • Le bilan de carrière
  • Le bilan de compétences
  • Le contrôle de l'organisation d'une réunion
  • Les besoins en communication de la direction
  • Les besoins en communication des salariés
  • Modèle d'organigramme
  • Modèle de tableau de suivi des effectifs
  • Outils & moyens de la GPEC : comment faire évoluer mes collaborateurs ?
  • Pourquoi et comment communiquer en PME

Le contrôle de l'organisation d'une réunion

Qu'est-ce qu'une bonne organisation ?

Une bonne organisation est un processus destiné à mettre en place les éléments favorables à la réalisation de l'objectif de la rencontre.

Cela suppose de s'assurer en amont que tout est prévu pour que la réunion se déroule dans les meilleures conditions pour les participants. Le jour J, toute l'énergie doit être consacrée à l'atteinte de l'objectif. Après la réunion, c'est l'heure du bilan pour tirer les enseignements.

En amont, les questions incontournables ?

Que la réunion se passe en interne avec les collaborateurs de l'entreprise ou à l'extérieur, voire, avec des intervenants externes à l'entreprise, les étapes décrites ci-après sont incontournables. A l'extérieur, les temps de préparation sont plus longs.

Que la réunion soit régulière ou particulière, il demeure qu'elle doit être organisée avec précision. Certaines questions trouveront réponses immédiates, pour d'autres, une réflexion s'impose.

Les questions ci-après sont incontournables pour les réunions internes/externes :

Pourquoi ? Quel est l'objet de la rencontre ? La réunion est-elle indispensable ? Avons-nous la possibilité d'atteindre l'objectif par un autre moyen ? Toute réunion doit aboutir à des décisions.

Combien ? Quel budget est alloué à la réunion ? (pour les photocopies, le matériel technique, éventuellement la réservation de salle et peut-être les pauses et/ou les repas ?...).

Combien de temps faut-il consacrer à la rencontre ?

Qui ? Qui est l'animateur de la rencontre ? A-t-il toutes les informations nécessaires pour l'animation ?

Quelles sont les personnes réellement concernées par la réunion ? Quelles sont les personnes qui apportent ou tirent une réelle valeur ajoutée de la rencontre ?

En interne, il est préférable de limiter le nombre de participants à 8 ou 10.

Quels sont les intervenants, voire, « les experts » du thème ?

S'ils sont extérieurs à l'entreprise, comment les faire venir et sous quelles conditions ?

Qui est le rapporteur de la réunion ?

Quand ? Quels sont les dates et horaires les plus appropriés à la rencontre en fonction de la disponibilité des participants?

Quand adresser la convocation pour que chacun se prépare ? La convocation fixe l'heure de début et de fin de la réunion. Elle reprend les différents points de l'ordre du jour, le temps alloué et les personnes en charge de ses sujets.

Quoi ? Quels sont les besoins en matériel ? :

  • ordinateur, vidéoprojecteur, rallonge, double prise,
  • téléphone et répertoire téléphonique interne
  • paper board ou tableau blanc avec des feutres en état de fonctionnement (notamment pour les réunions de brainstorming),
  • documents à remettre sur place et papier pour prises de notes, possibilité de faire des photocopies rapidement (notamment pour les rencontres à l'extérieur de l'entreprise),
  • chevalets si tous les participants ne se connaissent pas,
  • verres, boissons ou encore plateaux repas,
  • l'accès au Wifi éventuellement,
  • et tout autre besoin spécifique à la réunion.

Les documents à étudier sont envoyés au préalable dans un délai raisonnable et suffisant pour une lecture préparatoire.

Les éventuelles réservations d'hébergements sont prévues suffisamment tôt.

Où ? Que ce soit en interne ou en externe, la salle est réservée et choisie en fonction du type de réunions. Elle doit présenter des conditions de confort suffisant pour le travail de groupe ? Ainsi, une salle aveugle ne pourra être utilisée, en dernier recours, que pour une courte durée.

Comment ? En élaborant un planning et en suivant régulièrement la réalisation des actions préparatoires.

La veille ?

A ce stade, tout doit être prêt. Il convient de s'assurer que les conditions exigées notamment en termes de matériel, de documents et de disposition de salle sont bien respectées.

Le jour J ?

Heure de démarrage, moins 30 à 20mn, l'animateur et les personnes qui ont contribué à la réalisation de cette rencontre sont-elles présentes ?

La réunion démarre à l'heure fixée. L'animateur rappelle les points de l'ordre du jour et les personnes en charge. Il indique si besoin, à quel moment aura lieu la pause et la durée de celle-ci.

Il est impératif de demander à chacun d'éteindre son portable pour être pleinement disponible.

L'animateur vérifie que le rapport est bien présent et prêt à prendre des notes.

Ainsi, la réunion peut démarrer.

L'après ?

Le compte-rendu a-t-il été communiqué aux participants (entre 48 H à une semaine maximum pour des réunions de longue durée) ?

Quels sont les enseignements à tirer pour améliorer la réalisation de la prochaine rencontre ?

En résumé : Check-list

En amont :

La réunion est-elle nécessaire ?

Quel est son objectif ?

Nécessite-t-elle un budget particulier ?

En fonction des points de l'ordre du jour, combien de temps doit-elle durer ?

Qui sera en charge de l'animation ?

Quelles seront les personnes présentes ?

Qui sera le rapporteur ?

Quel est le moment le plus propice à la rencontre ?

Quand faire partir l'ordre du jour, avec quels documents joints ?

Quel matériel sera nécessaire sur place ?

Quelle salle réserver ? Avec quelle disposition ?

Faut-il prévoir des boissons, des plateaux repas, voire des hébergements ?

Que faire en cas d'indisponibilité de un ou plusieurs participants ? Quelle solution est envisagée ? Maintien de la réunion ? Report ? Annulation ?

La veille :

Les documents à remettre sur place sont-ils tous réalisés ?

Le matériel est-il bien présent dans la salle ou à disposition ?

Tester le fonctionnement du matériel

L'agencement de la salle correspond-elle bien aux exigences ?

Le Jour J :

Les personnes en charge de la rencontre sont-elles présentes au moins 15 minutes avant le démarrage ?

La réunion peut-elle démarrer à l'heure ? A-t-elle pu se terminer selon l'horaire fixé ?

Le cadre a-t-il été posé ? (points de l'ordre du jour, pauses, téléphones portables débranchés)

Le rapporteur est-il prêt à prendre des notes ?

Après :

Le compte-rendu est-il parvenu aux participants sous 48 H ?

Quel bilan tirer de la rencontre ?

Quelle est la remontée d'information formelle par les participants (note/ mail ) ? informelle (discussion hors séance)?

Quelle information sera communiquée en interne / type et forme de communication ?

 

 

« Ces informations vous sont données à titre indicatif – Dernière mise à jour mars 2017 »



Aide aux entreprises


Trouvez gratuitement les aides adaptées aux questions d'embauche, de formation et de gestion des ressources humaines.